Facturas y IVA: Lo Que Necesitas Saber
Guía completa para emitir facturas correctamente y gestionar el IVA en tus ventas online. Descubre qué debes hacer, qué errores evitar, y cómo cumplir con la normativa fiscal española.
Por qué es crucial dominar esto?
Si vendes online, tarde o temprano tendrás que emitir una factura. Y con ella, el IVA. No es algo complicado, pero hay detalles que muchos emprendedores pasan por alto — y eso cuesta dinero. Aquí te explicamos qué es realmente necesario, qué datos van en una factura, cuándo tienes que cobrar IVA, y cómo evitar los errores más comunes que hacen que la Hacienda te pida correcciones.
Verás: emitir una factura correcta no es solo un requisito legal. Es tu protección. Una factura bien hecha respalda tus ingresos, facilita la contabilidad, y te evita problemas futuros. Es el documento que prueba que la venta ocurrió, quién la hizo, y en qué condiciones.
Los Elementos Clave de una Factura
Una factura no es solo un papel bonito con un número. Tiene que contener información específica para ser válida legalmente en España. Aquí están los datos obligatorios que no pueden faltar:
- Número de factura — Secuencial y único. No puedes saltarte números. La Agencia Tributaria lo revisa.
- Fecha de emisión — Cuando creas la factura, no cuando se paga.
- Datos del vendedor — Tu nombre o razón social, NIF, y domicilio.
- Datos del comprador — Nombre o empresa, NIF o número de identificación, y domicilio.
- Descripción detallada — Qué se vende. Ser específico es importante.
- Precio unitario y cantidad — Sin estos, la factura no es válida.
- Base imponible y cuota de IVA — Estos números tienen que coincidir.
- Total a pagar — Sumatorio claro de todo lo anterior.
La razón por la que esto importa: Hacienda verifica que tus facturas cumplan con estos requisitos. Si falta alguno, técnicamente la factura no es válida fiscalmente, y eso puede derivar en sanciones.
IVA: Lo Que Realmente Necesitas Saber
El IVA es un impuesto sobre el valor añadido. Básicamente, tu cliente paga el IVA, pero tú lo cobras en su nombre y luego lo trasladas a Hacienda. No es dinero que ganes — es dinero que administras.
En España hay tres tipos de IVA que afectan a vendedores online:
IVA Estándar: 21%
Aplica a la mayoría de productos y servicios. Si vendes ropa, electrónica, alimentos no básicos, software — es 21%.
IVA Reducido: 10%
Para alimentos básicos, restauración, libros, entradas a eventos. Menos común en e-commerce puro, pero importante si lo necesitas.
IVA Superreducido: 4%
Para productos de primera necesidad como medicinas, productos sanitarios básicos. Raro en tiendas online típicas.
Lo crítico aquí: tienes que aplicar el IVA correcto según lo que vendas. Un error de categoría significa pagar de más o de menos, y la Hacienda lo detecta.
Casos Comunes: Qué Haces en Cada Situación?
Ventas a Clientes Nacionales
Tu cliente es español y tiene NIF. Emites una factura estándar con el IVA que corresponda (normalmente 21%). Eso es todo. La factura va en tu libro de ventas, y el cliente puede deducirse el IVA si es una empresa.
Ventas a la Unión Europea (B2B)
Si vendes a una empresa en otro país de la UE con NIF intracomunitario, aplicas IVA 0%. Suena raro, pero es así. El cliente paga sin IVA porque lo registrará en su país. Necesitas tener su NIF válido en tu factura, o no es válida.
Ventas a Clientes Fuera de la UE
Aquí no aplicas IVA. Tu cliente está fuera de la UE, así que no tributa en España. Haces la venta a precio neto (sin IVA). Es exportación de servicios o bienes, y tiene sus propias reglas.
Ventas a Consumidores Finales (B2C)
Tu cliente es una persona que compra para usar, no para revender. Factura normal con IVA 21% (o el que corresponda). Ellos no pueden deducirse el IVA — eso solo lo hacen las empresas.
Errores Comunes Que Debes Evitar
Usar NIF de tu cliente cuando no tienes
Algunos vendedores meten el NIF aunque el cliente no lo haya facilitado. Eso es incorrecto y puede causar problemas. Si no tienes NIF, usa el nombre y apellido, punto.
No documentar devoluciones y descuentos
Si haces un descuento o el cliente devuelve algo, necesitas emitir un documento que lo refleje (nota de crédito o factura rectificativa). No puedes solo ignorarlo. Hacienda quiere ver la trazabilidad completa.
Saltar números de factura
Tienes que numerar secuencialmente. Si tu última factura fue 2024-101 y luego haces 2024-105, estás dejando huecos. Eso levanta banderas. Si necesitas anular una, documéntalo con una factura rectificativa.
Aplicar IVA a servicios digitales para la UE incorrectamente
Si vendes un servicio digital (software, ebooks, cursos online) a un consumidor en otro país de la UE, aplicas el IVA del país donde reside el cliente, no el tuyo. Esto es específico para servicios digitales y cambia las reglas. Muchos vendedores lo hacen mal.
No guardar facturas emitidas ni recibidas
Tienes que conservar copias de todas tus facturas (emitidas y recibidas) mínimo 4 años. Si Hacienda audita y no tienes la documentación, estás en problemas. Mejor digitalizar todo desde el principio.
Cómo Emitir Facturas: Opciones Prácticas
No necesitas nada complicado. Aquí están tus opciones realistas:
Software de Facturación Básico
Plataformas como Facturación Plus, Zoho Invoice, o Tiendanube (si vendes allí) automatizan todo. Metes el producto, el cliente, y genera la factura con IVA calculado. Es lo más seguro porque casi no dejas margen para errores.
Excel o Google Sheets
Si tienes pocos clientes, puedes hacerlo manualmente en una hoja de cálculo. Necesitas crear una plantilla que calcule el IVA automáticamente. Es barato (gratis), pero requiere disciplina para no equivocarse.
Tu Plataforma de Venta
Si usas Shopify, WooCommerce, o Prestashop, muchas tienen plugins de facturación integrados. Shopify te genera facturas automáticas. Es cómodo porque todo está en el mismo lugar.
Asesor o Gestoría
Si te sientes inseguro, un gestor puede montar el sistema correcto para ti y revisar que todo esté bien. Cuesta dinero, pero te evita dolores de cabeza legales después.
El Resumen Final
Emitir facturas correctamente no es complicado, pero requiere atención. Lo que necesitas hacer es simple:
- Incluye todos los datos obligatorios en cada factura
- Aplica el IVA correcto según el tipo de cliente y producto
- Numera secuencialmente y guarda copias 4 años
- Usa herramientas que automatizan los cálculos (reduce errores)
- Documenta cualquier cambio: devoluciones, descuentos, rectificaciones
Si haces esto bien desde el principio, tu contabilidad será limpia, Hacienda será feliz, y tú dormirás tranquilo. No es magia — es solo organización.
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Este contenido es informativo y educativo. No constituye asesoramiento fiscal, legal o contable profesional. Las normas de IVA y facturación pueden variar según tu situación específica, el tipo de negocio, y los cambios legislativos. Te recomendamos consultar con un asesor fiscal o gestoría autorizada antes de implementar cambios en tu sistema de facturación, especialmente si tienes dudas sobre casos específicos o si tu negocio opera en múltiples países.
